Rejestracja umów najmu

Lease Management Tool pozwala na stworzenie i rejestrację elektronicznych odpowiedników kontraktów zawartych pomiędzy najemcami lokali, a zarządcą lub właścicielem danej nieruchomości. Umożliwia wprowadzanie i zarządzanie bardzo szerokim zakresem danych w sposób łatwy i przyjazny dla użytkownika systemu. Narzędzie pozwala m.in.:

• rejestrować podstawowe dane z umowy (np. datę rozpoczęcia i okres trwania umowy, branżę działalności, etc.)
• wprowadzać informacje dotyczące zabezpieczeń umów (dokument) wraz z datami ich wygasania (możliwość podpięcia pod każdą umowę skanu oryginalnego dokumentu zabezpieczenia i nie tylko, np. gwarancji bankowej, dokumentu potwierdzającego wpłatę kaucji, aktu notarialnego, czy polisy ubezpieczeniowej). System pozwala na załączanie różnych rodzajów plików, w tym popularnych formatów PDF lub DOCX
• rejestrować obroty w danym lokalu z możliwością importowania do systemu danych dotyczących obrotów za okres dla całego pakietu umów najmu poprzez prosty szablon XLS
• rejestrować informacje dotyczące powierzchni w danej umowie, jej rodzaju (istnieje możliwość wprowadzenia powierzchni ważonej zgodnie z zapisami w kontrakcie)
• wprowadzać dane dotyczące obciążeń naliczanych do umowy (czynszowe, medialne), ich rodzaj, okresowość, informacje dotyczące waloryzacji, parametryzację danego obciążenia (waluta, jednostka miary, okres naliczania oraz sposób rozliczenia, np. za m2 lub wartość za miesiąc).
• wprowadzać różnego rodzaju rabaty: procentowe, od wartości lub od ceny jednostkowej z możliwością zaznaczenia okresu na jakie zostały przydzielone. System daje możliwość rejestracji step rentów.

Nawet po zakończeniu rejestracji, wprowadzone dane mogą być modyfikowane – zgodnie ze zmieniającymi się warunkami kontraktów. Co więcej, dla jednej kategorii możliwe jest wprowadzanie różnego typu danych – np. różnego okresu rozliczeniowego czy sposobu fakturowania. Takie rozwiązanie pozwala na sprawne zarządzanie różnie skonstruowanymi umowami.

Zdjęcie 1. Lease Management Tool - widok panelu do wprowadzania danych dot. umowy najemca – zarządca.

Generacja obciążeń i fakturowanie najemców

Wprowadzenie maksymalnej liczby danych z kontraktu najemcy oraz podpięcie pod umowę urządzeń przypisanych dla danego lokalu (liczniki energii elektrycznej, wody, wody technologicznej) stwarza możliwość rozliczania najemców i wystawiania systemowych dokumentów sprzedażowych.

Modelowy proces fakturowania obejmuje naliczenie obciążeń w oparciu o odczyty liczników, a następnie generację i wysyłkę dokumentów rozliczeniowych do najemców. Ponieważ jednak rozliczenia często opierają się również na dodatkowych czynnikach finansowych (rabaty, opłaty stałe vs opłaty od m2), Lease Management Tool pozwala na elastyczne zarządzanie rozliczeniami poprzez m.in.:

• generowanie faktur dla pojedynczego lub grupy obciążeń (np. oddzielne faktury dla każdego medium vs zbiorcza) w zależności od potrzeb najemcy
• możliwość wyłączenia grupy najemców z fakturowania za dany okres (np. remont lokalu czy części piętra)
• funkcję generowania not odsetkowych dla poszczególnych dokumentów w oparciu o odsetki ustawowe oraz odsetki karne wprowadzane w umowach najmu
• możliwość automatycznego generowania korekt do faktur za dany okres po wprowadzeniu zmian w umowach w danym okresie
• opcję modyfikowania lub personalizowania wzorców faktur (opisy na fakturze, nagłówki, stopki, konta bankowe, a nawet dodawanie do faktury komunikatów lub życzeń świątecznych)

Lease Management Tool zakłada kilkustopniowy proces akceptacji dokumentów. Poprzez ustalenie i wprowadzenie łańcucha osób weryfikujących i akceptujących dokumenty, o różnym stopniu dostępu i uprawnień, procent błędów zredukowany jest do minimum. Ostateczna akceptacja oznacza rejestrację faktury i wysłanie jej do najemcy. Ale to nie koniec obiegu dokumentów – platforma ColDis pozwala na integrację Lease Management Tools z systemem księgowym, do którego mogą one zostać wysłane jako kolejny krok procesu.

Funkcjonalność systemu Lease Management Tool doceniło już wiele firm z branży nieruchomości. Swoim działaniem obejmuje blisko 500 000 m2 powierzchni komercyjnej i wspiera procesy rozliczeniowe obiektów handlowo-usługowych, oferujących powierzchnie biurowe, hoteli czy powierzchnie wystawiennicze. Z rozwiązania korzystają klienci z różnych zakątków Polski, m.in. hotel Gdynia Waterfront I, warszawskie Centrum Skorosze, centrum handlowe Family Point Wrocław, oferujący powierzchnię biurową i usługową Business Garden Warszawa I i II oraz największe w Europie, zarządzane przez trzy różne spółki, centrum handlu i mody Ptak Fashion City.

Dowiedz się więcej, na dedykowanej stronie ColDis.