• kumulacji i rejestracji kosztów generowanych przez nieruchomość
• odpowiedniej dystrybucji zebranych kosztów na właścicieli lub pomiędzy najemców.

Kumulacja i rejestracja kosztów nieruchomości

Pierwszym krokiem w rozliczeniu kosztów wspólnych jest ich rejestracja, agregacja i odpowiednia klasyfikacja. Cost Management Tool pozwala na zebranie powyższych czynności i ubiera je w jeden, uporządkowany i zautomatyzowany proces.

System posiada wiele funkcji usprawniających porządkowanie i rejestrację danych. Dla przykładu – możliwe jest tworzenie linii budżetowych dla całego centrum, co pomaga w agregacji kosztów pod odpowiednimi pozycjami i uławia dostęp i kontrolę nad poszczególnymi grupami kosztowymi.

Co więcej, system wspomaga kontrolę procesu przepływu dokumentów. Każdy z kroków wymaga akceptacji według ściśle ustalonej kolejności. A każda z akceptacji posiada indywidualny kod, pozwalający na identyfikację w systemie uprawnionej osoby zatwierdzającej.

System pozwala również na ewentualną edycję wybranych elementów dokumentu na poszczególnych etapach procesu. Daje również możliwość zwrotu dokumentów do managera obiektu w przypadku braku ich akceptacji lub weryfikacji.

Dystrybucja kosztów

Kolejnym krokiem po rejestracji i zatwierdzeniu dokumentów, jest dystrybucja skumulowanych kosztów pomiędzy współwłaścicieli nieruchomości lub najemców. Jest to jeden z najtrudniejszych

etapów procesu zarządzania nieruchomością, ponieważ wymaga uwzględnienia w rozliczeniu wielu różnorodnych czynników. Udział w kosztach wspólnych najemców może różnić się w zależności od ich rodzaju, powierzchni ważonej lokalu, przyznanego rabatu czy okresu rozliczeniowego (np. wyłączenie części lokalów z płatności za opłaty eksploatacyjne z powodu remontu części lotu).

Cały ten proces został zdefiniowany oraz sformalizowany stając się główną częścią Cost Management Tool. System pokrywa wszystkie potrzeby procesu dystrybucji kosztów – od zdefiniowania kluczy udziałów po automatyczne generowanie i wysyłkę faktur z rozliczeniami do najemców lub współwłaścicieli nieruchomości. Jest na tyle elastyczny, że pozwala na modyfikacje i pewien stopień personalizacji. Możliwe jest więc m.in. wystawianie różnych typów faktur (np. w rozbiciu na linie udziału w poszczególnych kosztach wspólnych) czy wprowadzanie ograniczeń dopłat do wysokości rocznych stawek opłaty eksploatacyjnej, tzw. CAP.

Cost Management Tool od wielu lat wspomaga procesy rozliczeniowe nieruchomości o różnym profilu działalności - od centrów handlowych czy hoteli po obiekty oferujące powierzchnie biurowe i usługowe. Od wielu lat współpracujemy w tym zakresie z takimi klientami jak Vastint (m.in. warszawskie SwedeCenter, Business Garden w Poznaniu, Wrocławiu i Warszawie), Balmain (galerie handlowe we Wrocławiu, Olsztynie, Starachowicach i Poznaniu) czy właścicielem i zarządcą kliku obiektów tworzących największe w Europie centrum handlu i mody Ptak Fashion City – Ptak S.A.

Dowiedz się więcej, na dedykowanej stronie coldis.pl