Uczestnik targów może zarejestrować się poprzez Expo Scanner na trzy sposoby: online, poprzez terminal dotykowy dostępny na miejscu (oba sposoby pozwalają na samodzielną rejestrację) oraz – w razie trudności - u pracownika obsługi. Następnie – w fazie identyfikacji - system generuje identyfikator uczestnika (imienny lub na okaziciela), który jest drukowany i wydawany mu w punkcie obsługi lub przy wjeździe na teren wydarzenia. Przed wejściem na wydarzenie, identyfikatory uczestników są sprawdzane przez przedstawicieli organizatora. Kontrola wejść odbywa się za pomocą aplikacji mobilnej sczytującej indywidualny kod identyfikacyjny z druku (lub nawet urządzenia mobilnego).

To w tym punkcie procesu rejestracji zastosowanie aplikacji Expo Scanner przyniosło największą zmianę. Przejście na aplikację i urządzenia mobilne pozwoliło wyeliminować potrzebę wyposażenia obsługi targów w specjalne skanery do sczytywania kodów. Dodatkowo - zestawiwszy to z opcją wcześniejszej, samodzielnej rejestracji uczestników – obniżyliśmy czas całego procesu z ponad 2 minut do kilkunastu sekund.    

Co więcej, aplikacja została wyposażona w moduły wymiany danych (zawierający aktualną listę rejestracji), zarządzania (służący do dodawania i usuwania wydarzeń oraz uczestników) i analizy ruchu (z informacjami o wejściach i wyjściach użytkownika).